La campagne de télédéclaration 2026, portant sur l'activité de votre officine réalisée en 2025, est ouverte depuis le 7 avril. Vous avez jusqu'au 30 juin pour transmettre vos données à votre Agence régionale de santé (ARS), faute de quoi vous vous exposez à des sanctions. Cette année, une nouveauté réglementaire majeure change la donne pour la quasi-totalité des officines actives en vaccination et en tests rapides d'orientation diagnostique (TROD) : les ignorer, c'est risquer une déclaration fausse aux conséquences en cascade.
Une déclaration obligatoire dont le périmètre a changé au 1er mars 2025
Chaque année, en application des articles R. 5125-37 et R. 5125-37-1 du code de la santé publique, le titulaire d'une officine est tenu de déclarer auprès du directeur général de l'ARS le nombre et le nom des pharmaciens exerçant dans son officine, ainsi que la mesure de l'activité globale de l'année civile précédente. La déclaration porte sur la période du 1er janvier au 31 décembre 2025 et s'effectue exclusivement en ligne, via carte CPS ou eCPS.
Mais la campagne 2026 diffère de la précédente sur un point capital. En 2025, pour la déclaration portant sur 2024, la dérogation Covid était encore maintenue : les rémunérations liées aux vaccinations et aux TROD réalisés dans le cadre de la lutte contre le Covid-19 étaient expressément exclues du périmètre déclaratif. Ce n'est plus le cas. L'arrêté du 13 février 2025, publié au Journal officiel du 22 février 2025 et entré en vigueur le 1er mars 2025, a abrogé l'ensemble des mesures dérogatoires de gestion de crise sanitaire. Résultat : les rémunérations et honoraires perçus au titre de ces actes doivent désormais être intégrés dans la déclaration d'activité 2026. Concrètement, toute officine qui a facturé des vaccinations grippe, Covid ou tout autre acte vaccinal rémunéré, ou qui a réalisé des TROD remboursés jusqu'au 28 février 2025, doit inclure ces montants dans son activité globale 2025.
Les 5 pièges concrets de la campagne 2026
Erreur 1 : omettre les rémunérations de vaccination et de TROD
C'est la nouveauté la plus piégeuse de cette campagne. Jusqu'à la déclaration 2025 portant sur 2024, les honoraires perçus pour les vaccinations et les tests réalisés dans le cadre du Covid-19 étaient explicitement exclus du périmètre, en application des mesures dérogatoires de crise sanitaire. Depuis l'arrêté du 13 février 2025, ces dérogations n'existent plus. Les rémunérations et honoraires perçus au titre de ces actes en 2025 doivent désormais être intégrés dans la déclaration d'activité. Un titulaire qui reproduit le réflexe des années précédentes et n'inclut pas ces montants dépose une déclaration inexacte. La sanction n'est pas uniquement administrative : une sous-déclaration peut fausser le calcul du quota d'adjoints obligatoires et déclencher une mise en conformité.
Erreur 2 : mal calculer les ETP des préparateurs en pharmacie
La déclaration exige l'effectif des préparatrices et préparateurs en pharmacie exprimé en équivalent temps plein (ETP), et non en nombre de têtes. Un titulaire qui déclare trois préparatrices à mi-temps comme « 3 préparateurs » surestime son effectif réel, ce qui peut créer un écart avec les données sociales et RH de l'officine. Inversement, oublier d'intégrer un préparateur présent à temps partiel sous-déclare les effectifs. Le calcul : additionner les heures hebdomadaires contractuelles de chaque préparateur et diviser par 35. Deux préparatrices à 17,5 heures chacune représentent 1,0 ETP, pas 2. La déclaration doit refléter l'état des effectifs présents à la date de la télédéclaration, selon les portails ARS.
Erreur 3 : sous-estimer l'impact sur le quota obligatoire de pharmaciens adjoints
C'est la conséquence directe des erreurs 1 et 2. Le quota légal de pharmaciens adjoints dont le titulaire doit s'assurer l'assistance dépend strictement du niveau d'activité globale hors taxes déclaré. Le seuil légal, fixé par l'arrêté du 21 février 2022, est d'1 pharmacien adjoint à 35 h pour une activité comprise entre 1 300 000 et 2 600 000 euros, de 2 pharmaciens adjoints entre 2 600 000 et 3 900 000 euros, et d'un adjoint supplémentaire par tranche de 1 300 000 euros au-delà. Intégrer les honoraires de vaccination et de TROD précédemment exclus peut faire franchir un seuil. Une officine déclarant 2 450 000 euros hors taxes avant intégration des honoraires de vaccination mais atteignant 2 650 000 euros après bascule d'un palier à l'autre, et se retrouve légalement tenue d'employer un second pharmacien adjoint à temps plein. L'ARS est chargée du suivi et du contrôle de cette conformité : un écart entre la déclaration et les effectifs réels constitue une infraction au code de la santé publique. À noter : les titulaires associés exerçant en ETP au sein de l'officine peuvent venir en déduction du nombre de pharmaciens adjoints requis.
| Activité globale HT | Pharmaciens adjoints obligatoires (ETP) |
|---|---|
| Inférieure à 1 300 000 euros | 0 |
| De 1 300 000 à 2 600 000 euros | 1 (35 h) |
| De 2 600 000 à 3 900 000 euros | 2 (35 h) |
| Au-delà de 3 900 000 euros | +1 par tranche de 1 300 000 euros |
| Sources : arrêté du 21 février 2022 ; ARS Grand Est, ARS Île-de-France, avril 2026. Note : seuls les pharmaciens adjoints inscrits en section D de l'Ordre national des pharmaciens (ONP), à jour de cotisation, avec numéro RPPS, sont comptabilisables. Les remplaçants et étudiants ne le sont pas. | |
Erreur 4 : déclarer un pharmacien adjoint non inscrit à l'Ordre ou intermittent
Le portail de déclaration est formel : seuls les pharmaciens adjoints inscrits à l'Ordre national des pharmaciens en section D, à jour de leur cotisation et présents de façon permanente à la date de la déclaration, peuvent être renseignés, avec leur numéro RPPS. Les pharmaciens intermittents et les étudiants de sixième année validée, même titulaires d'un certificat de remplacement, ne peuvent pas être comptabilisés comme adjoints. Un titulaire qui intègre un remplaçant habituel ou un étudiant sous certificat dans sa déclaration crée une non-conformité documentée, potentiellement relevée lors d'un contrôle ARS.
Erreur 5 : ne pas anticiper l'impact sur les aides conventionnelles
C'est le piège le moins visible, et souvent le plus coûteux pour les officines rurales. L'avenant n° 1 à la convention nationale pharmaceutique prévoit une aide pouvant atteindre 20 000 euros par an pour les officines situées en territoire fragile. L'une des conditions d'éligibilité cumulatives est que le chiffre d'affaires annuel déclaré à l'ARS soit strictement inférieur à 1 000 000 euros TTC l'année civile précédant la demande. Une déclaration incomplète, notamment si elle omet des honoraires de missions ou de vaccination, peut artificiellement maintenir une officine sous ce seuil, et ainsi créer une éligibilité fictive exposée à un redressement ultérieur. À l'inverse, une officine dont l'activité réelle intégrant tous les honoraires dépasse 1 000 000 euros TTC perd le droit à cette aide : mieux vaut le savoir avant de déposer un dossier.
« L'absence de déclaration ou une sous-estimation volontaire de l'activité expose l'officine à des sanctions prévues par l'ARS, notamment en cas de contrôle. »
Ce que vous devez faire, et dans quel ordre
Action 1 : Rassembler vos données financières complètes avant le 15 mai
Demandez à votre expert-comptable le détail de vos postes de recettes pour l'année civile 2025 : chiffre d'affaires TVA 0 %, 5 %, 10 % et 20 % ; chiffre d'affaires TVA 2,1 % avec plafonnement à 1 930 euros de prix fabricant unitaire pour les médicaments onéreux ; montant total des honoraires et rémunérations de missions (entretiens pharmaceutiques, bilans partagés de médication, vaccination, TROD). Ne pas oublier : la ROSP et les indemnités forfaitaires d'astreinte restent exclues du périmètre déclaratif. Calculez votre ETP préparateurs en additionnant les heures hebdomadaires contractuelles et en divisant par 35. PharmaPex centralise ces données d'activité tout au long de l'année et permet de pré-remplir ces indicateurs en quelques clics, sans reconstitution laborieuse en fin de campagne.
Action 2 : Vérifier votre seuil d'activité et votre conformité en matière d'adjoints avant de déclarer
Une fois votre activité globale HT reconstituée, localisez-vous dans le tableau des seuils ci-dessus. Si l'intégration des honoraires de vaccination et de TROD 2025 vous fait franchir un palier (1 300 000 ou 2 600 000 euros), vérifiez sans délai que votre effectif de pharmaciens adjoints est conforme. Anticipez la mise en régularisation si nécessaire. Pour les officines en territoire fragile, vérifiez que votre activité TTC reste sous le seuil de 1 000 000 euros avant de déposer une demande d'aide conventionnelle.
Action 3 : Télécharger et conserver le justificatif horodaté après validation
Une fois votre déclaration validée sur le portail ARS, téléchargez immédiatement le justificatif horodaté. Ce document fait foi en cas de contrôle. La déclaration peut être modifiée jusqu'à la date de clôture du 30 juin 2026 : si vous constatez une erreur après validation, reconnectez-vous et corrigez. Indicateur à surveiller en continu : le ratio entre votre activité globale cumulée mensuelle et les seuils de 1 300 000 euros, pour anticiper toute évolution du quota d'adjoints en cours d'exercice.